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固定資產自動識別管理系統設計方案

一、概述
   固定資產自動識別管理系統是以實物管理為特點,以化繁為簡為目的的實用管理類軟件。固定資產自動識別管理系統針對固定資產管理中經常出現的實物與財務帳目不符的情況,運用射頻技術為企業解決了問題,使企業管理有條不紊,帳物相符。
固定資產自動識別管理系統針對固定資產折舊計算繁瑣的情況,運用平均折舊法,迅速完成固定資產的折舊計算工作,計算結果準確無誤。只要您輕松點擊鼠標,就能完成全部折舊工作。
   固定資產自動識別管理系統,運用高效的數據傳輸技術,獨特的權限管理理念,使企業領導能坐在辦公室里就能了解企業所有固定資產的全面情況。
固定資產管理系統自投放市場以來,以其簡單的使用方法,準確的計算結果,受到了用戶一致好評,并以其運行的安全性、技術的先進性,受到了專業人員的肯定,更以其方便準確的查詢功能受到了企業領導的贊賞。
   使用者普遍反映原來幾十個人需要花上幾個月時間的資產盤點工作,現在幾個人花上幾天時間就可以輕松完成;原來繁瑣的折舊計算工作需要花費幾天時間,現在幾秒種就能準確完成;原來大量的重復購置與大量的閑置浪費情況現在能及時得到了解決,使企業真正實現厲行節約的原則。
   綜上所述,固定資產自動識別管理系統已成幾十倍地提高了企業工作效率,同時也大大增加了企業效益,降低了企業成本。固定資產自動識別管理系統絕對是企業管理的好幫手。
二、系統介紹
   固定資產管理是企業管理中的一個重要組成部分,固定資產具有價值高,使用周期長、管理難度大等特點。針對這些問題,本系統運用計算機及射頻數據采集技術,從而實現固定資產的信息化管理。

本系統有如下優點:

  1. 強大的實用功能;
  2. 先進的射頻技術管理方式;
  3. 高效的網絡和遠程數據傳輸;(限網絡版)
  4. 獨特的權限管理;
  5. 友好的用戶界面、簡便易學;

固定資產管理系統的優點

1、強大的實用功能

固定資產管理系統包括資產增加、變更、報廢、毀損、折舊、借出、歸還、分配使用部門、使用部門變更、管理人員設定、資產在部門間調換、各種報表打印、組合查詢等。對于每一件固定資產都可以查詢出該資產從購入、入帳、投入使用、使用部門、折舊情況、以至退出使用的全部信息都可以有詳盡地記錄。動態查詢功能可以保證管理人員在第一時間掌握全面的信息資料,資產成批折舊可以減少大量重復勞動并保證了數據的準確性。自動報表編制打印迅速準確,可以節約大量手工編制報表的時間。固定資產管理系統將原來分散的管理信息集中起來,組合成為一個具有整體功能的管理平臺。

2、先進的射頻卡管理方式

  每一件新購入資產的相關數據輸入計算機以后,都會根據相應軟件將信息寫入射頻卡,射頻卡的內容可由用戶自己設定,其中包括固定資產名稱、購入日期、保管(使用部門)等內容。將射頻卡貼在固定資產實物上,既明顯地區分固定資產的使用部門,又給盤點帶來極大的方便,盤點人員不必通過記錄資產編碼、核對帳本的方式進行盤點,只須通過專門的射頻盤點機對固定資產上的射頻卡識讀,卡內信息自動存儲在射頻盤點機中。射頻盤點機與超市中所用的相類似,但又有極大的不同,這種射頻盤點機是采用電池供電,不必用電線連接,盤點人員可以方便攜帶到任何地方,進行相互核查,讀入的信息存儲于射頻盤點機中。盤點機中可以存儲近2萬條固定資產的編碼,使盤點速度提高了90%以上,同時還避免了重復盤點或錯盤。讀入射頻卡信息結束后,將射頻盤點機與電腦通過計算機相連接,迅速地獲得資產的實際情況,通過組合查詢可立即發現資產盈虧等變化情況。


3、高效的數據傳輸
固定資產管理系統不但能夠在本機查詢固定資產情況,還可通過企業內部網(Intranet)以及互聯網(Internet),實現雙向傳輸,使各種信息數據在同一時刻被其他用戶共享。(限網絡版)


4、獨特的權限管理
   在固定資產管理系統中充分地考慮到每一個操作員的職責不同,為每一個操作員制定了相應地操作權限,通過用戶的身份和密碼識別,保證不同操作員只能在其職責范圍內進行有限的操作。這樣既保證了制度的固定性,又能具有一定的靈活性以加強適應能力。

5、友好的用戶界面、簡便易學
   采用了Windows界面的風格及與Windows98相一致的標準按鈕,方便用戶的使用,并大量地運用Windows中目錄樹的風格,使用戶對部門上下級歸屬關系,資產大類和內容關系一目了然。大量的功能提示使用戶可以順利地按要求一步一步完成相應的工作,合理地菜單布置能使用戶可以方便地找出自己想要進行的操作。大量的綜合數據都以報表和圖形的形式出現,能讓用戶更易于理解和接受。對于從事固定資產管理的人員只須掌握基本的計算機使用知識并且仔細閱讀操作說明書就可以在短期內掌握該系統的一般操作。


三、用戶實例
   交通銀行在使用固定資產管理系統之前,全系統包括總行、86個分行以及上千個支行、上萬個儲蓄所的固定資產主要靠手工記帳管理。工作強度大、事務煩瑣、信息查詢不便、管理分散,給內控管理帶來了許多不便。以下是使用固定資產管理系統前后的具體情況比較。

1. 登記和盤點工作
   總務部門根據上級的固定資產購買審批單購入固定資產,對于每一件固定資產都要登記卡片帳,寫明固定資產的編號、價值、領用部門等相當詳細的內容,然后根據卡片帳登記保管帳,并在每一件固定資產上貼上統一的編號,以方便核查,每個月末要對固定資產進行折舊工作,需要對帳本進行折舊登記。這種工作重復性大,帳本卡片數量巨大,在具體工作中往往會發生差錯,并且耗費時間長,要占用工作人員大量的時間。所需編制的報表多,對每個部門要編制固定資產記錄表,各種計算公式各不相同,一般編制一張報表要從帳本中提取數據,進行匯總、計算、填制、核對往往要花上一天或更多的時間而且在準確性上也不能得到保證,這是一直是總務部門的一大難題。
以交通銀行為例,每年年末每個分行對下屬的支行、分理處、儲蓄所進行清查資產要派20-30個人組成的工作組去盤點,面對幾萬件的固定資產往往要花上幾個月的時間才能基本盤點清楚。總行也對分行進行資產核查,一般只能采取抽查的方式,由于抽查的范圍比較狹窄,獲得的數據可靠性不強,因此根本不能全面、正確地反映各分、支行的實際資產擁有情況,盤點工作不能起到應有的控制效果。資產發生短缺、損失的情況根本無法查覺,得到的 數據反映的信息量相當有限,只能粗略地知曉是否有該資產存在和其價值,但對資產目前使用部門、以前使用部門、已使用年限等相關信息難以獲取,更不用說獲得綜合的統計分析資料。
   使用該系統以后,實現了全行固定資產的統一管理,總行可以實時掌握全行固定資產使用情況,各分、支行購入每一件資產以后都必須及時登記,并打印條碼。這時總行或該分支行的上級行可以在計算機中跟蹤出資產的購入情況,通過組合查詢可以了解到一個或多個分支行以至全部分支行的資產購入。每年總行對分支行、上級行對下級行盤點清查工作可以先通過查詢發現可能發生的問題,并組織專門人員重點地清查,做到有很強的針對性,通過固定資產管理系統中的統計分析功能,可方便地了解到下屬銀行固定資產的異動變化,及時調查出問題的根源。例如,查詢某銀行固定資產年度變化不但可以掌握資產增長總額與百分比,還可以細化到一類資產、一種資產的變化情況,這些工作在手工方式下進行往往要多人花費數周時間,經過繁重地計算工作才能獲取所需的信息。對于任何一件資產,總行可以查詢出它的全部情況,包括購入時間、價值、折舊后價值、使用銀行、使用部門、保管人、資產全部轉移情況等所有相關信息,在起到加強監督、明確責任方面起到了巨大的作用。

2、固定資產折舊
   固定資產的價值是每月計提,作為當期費用支出,因此每月未對固定資產要進行折舊計算,從工作難度上來看并不是很難,問題存在于固定資產數量龐大,每一件資產都有相應的卡片,任何一個分支行的固定資產至少有幾萬張資產卡片,并且不同資產使用年限不同,折舊的方式也各不相同。在折舊工作的處理中,往往要登記厚厚幾疊帳本和卡片,工作量可想而知。特別是這種重復而繁瑣的工作更會產生不可避免的差錯,導致相關報表反映的信息失真。
   使用固定資產管理系統后,在購入每一筆資產都可選定使用年限和折舊方式,到每月月末只要通過射頻盤點機將盤點結果輸至計算機,如發現資產存在就可以進行折舊工作,發現缺少、溢余會提醒工作人員。折舊工作只須經過簡單的屏幕操作,輕松地點擊鼠標就可以在幾分鐘內完成手工操作下需要多人數周時間才能完成的工作,并且完全保證折舊計算的準確性。


四、實現功能
分析用戶需求,我們認為本系統應具備以下功能:
1.資產日常管理功能
   主要包括固定資產的新增、修改、退出、轉移、刪除、拆分計算折舊率及殘值率等日常工作。
2.資產折舊
   包括計提固定資產月折舊、打印月折舊報表。
3.固定資產月報
   根據單位、部門、時間等條件查詢分類統計月(年)報、本月增加固定資產月報、本月減少固定資產月報、固定資產折舊月報(年報)、并提供打印功能。
4.固定資產綜合查詢
   可以對單條或一批固定資產的情況進行查詢,查詢條件包括資產卡片、保管情況、有效資產信息、部門資產統計、退出資產、轉移資產、歷史資產、名稱規格、起始及結束日期、單位或部門。
5. 盤點功能
按照射頻盤點機中的數據與數據庫中的數據進行核對,并對正?;蛞斐5氖葑齔齟?,得出固定資產的實際情況,并可按單位、部門生成盤盈明細表、盤虧明細表、盤點匯總表。
6.系統維護功能
由系統管理員對資產分類代碼表、退出方式代碼表、購置方式代碼表、存放地代碼表、部門代碼表、保管人員表、單位名稱表。進行新增、修改、刪除等操作。
提供操作員對自己密碼修改的功能。
系統管理員可以自由地設置下屬各個操作員對功能的操作權限。
7.安全管理功能
提供各種安全管理手段。
口令管理功能:維護帳號和口令。
權限控制功能:將用戶劃分為不同等級確定用戶對系統使用權限,根據不同權限確定不同的操作。

五、售后服務

(一)、軟件售后服務

軟件售后服務內容包括:安裝,調試,操作培訓,技術培訓,系統維護。
1)安裝:由本公司技術人員擔任軟件安裝指導任務。
2)調試:
(1)試運行調試:由本公司技術人員在由客戶方提供的模擬環境下進行試運行調試。
(2)正式運行調試:由本公司技術人員在客戶方人員配合下在客戶方正式環境下進行運行。
3)操作培訓:由本公司技術人員在客戶方技術人員配合下對客戶方操作人員進行軟件操作培訓,并提供操作手冊,培訓內容包括:
(1)本軟件的安裝
(2)本軟件的操作:
a)資產日常管理? 資產的輸入、復制、修改、轉移、刪除、退出、撤消;
b)資產折舊管理? 計提折舊;
c)資產報表管理:分類統計月報、本月新增固定資產報表、本月減少固定資產報表;分類統計年報、本年新增固定資產報表、本年減少固定資產報表;累計折舊明細表、折舊月報、年報;
d)綜合查詢管理:在用資產查詢、轉移資產查詢、綜合模糊查詢;
e)資產盤點管理:射頻卡信息錄入、資產信息傳送到射頻盤點機、盤點結果傳送到計算機、資產盤點、盤盈盤虧明細表、盤點匯總表;
(3)本軟件常見問題的解決方法及操作經驗;
(4)固定資產分類注意事項;
(5)系統維護:代碼表的維護、操作員權限管理;
4)技術培訓:由本公司技術人員對客戶方技術人員進行軟件技術培訓,并提供技術手冊。
5)系統售后維護
(1)維護時間:
a) 自系統連接成功,試運行檢驗合格之日起,本公司對該系統進行一年的免費維護。
b) 以后每年對該系統進行收費維護。
(2)維護方式
a) 對客戶出現的問題進行電話咨詢,指導客戶解決出現的問題。
b) 對通過電話解答不能解決的問題,我公司在3個有效工作日內派技術人員上門解決。
(3)免責條款:
由于電腦硬件、電腦病毒及誤操作等由客戶方造成的原因,因而導致本公司軟件不能運行或數據遺失等后果,或者由于客戶未能繳付費用,本公司概不負責。但本公司可以幫助客戶解決存在的問題,并向客戶收取相應成本費用。(二)硬件售后服務
乙方承諾當如下條件獲得滿足時,甲方用戶需提供設備正常的工作環境、溫度、濕度、電源、電壓等;在乙方配合下甲方應保證所用耗材的技術要求與其出廠標準相符;乙方就本合同項的售后服務承擔如下義務:

  1. 乙方的服務時間為周一----周五,在收到甲方電話或傳真保修后4小時內響應,24小時解決常用問題;
  2. 乙方將創建甲方的模擬環境,根據甲方的故障報修情況模擬故障再現狀況,及時分析,指導解決方案,使故障控制在遠程維護的范圍內。
  3. 若出現無法遠程維護的情況,甲方則將產品送達乙方,乙方在接到故障設備之后48小時內解決問題,若48小時內仍不能解決問題,則提供備機至甲方用戶處(以上為有效工作日);

4、職責范圍
如發現以下直接、間接、連續或偶然損壞的情況,乙方所提供之設備將不在保修范圍內;甲方用戶自己損壞,拒絕或忽略履行乙方和甲方用戶之間的操作規范;

  • 當發生不可抗力事件時,凱泰不可能明確地提供技術服務時,如:罷工、洪水、火災、意外事故等;
  • 若產品的損壞是由于甲方用戶或其員工疏忽、嚴重錯誤或有意誤操作,甲方用戶由未經認可的第三者自行維護、替換、移動機器引起的。
  • 技術培訓
    甲方負責組織培訓,乙方有義務向甲方提供如下技術培訓內容:

    1. 安裝培訓內容:

    1)射頻卡信息的錄入;
    2)射頻盤點機、電纜、電源的連接,主機與盤點機的連接;

      • 使用維修培訓內容:
      • 射頻卡信息錄入軟件的操作,參數的設置、自檢的操作,復位、面板控制,主電源的開關,常見故障的排除;
      • 射頻盤點機的操作及數據上傳、下傳、刪除,常見故障的排除;
      • 日常維護細則規范及注意事項。

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